Politique de confidentialité OptinEvent

Dernière mise à jour : 12/05/2026

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les visiteurs, utilisateurs, clients, prospects et personnes concernées sur les conditions dans lesquelles SYSGUARD collecte et traite des données à caractère personnel dans le cadre du service OptinEvent, accessible à l’adresse suivante : https://optinevent.com.

OptinEvent est un service de SYSGUARD. Les informations relatives à l’éditeur du service, à son siège social, à ses représentants légaux et à l’hébergement du site sont disponibles dans les Mentions légales du site.

La présente politique s’applique aux traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du site et du service OptinEvent, notamment lors de la consultation du site, de l’utilisation des formulaires de contact, de la gestion des demandes, de la création ou de l’utilisation d’un compte, de la relation contractuelle, du support, de la maintenance et de la sécurisation du service.

Les traitements de données personnelles sont réalisés conformément au Règlement général sur la protection des données n° 2016/679 du 27 avril 2016, dit « RGPD », à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés », ainsi qu’aux textes applicables en matière de protection des données personnelles.

1 – Définitions

Donnée personnelle

Une donnée personnelle désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne peut être identifiée directement, par exemple par son nom, son prénom ou son adresse électronique, ou indirectement, par exemple par un identifiant, un numéro de téléphone, une adresse IP, un identifiant technique, une information professionnelle ou le croisement de plusieurs informations.

Traitement

Un traitement désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé, notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la modification, la consultation, l’utilisation, la transmission, l’extraction, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Responsable de traitement

Le responsable de traitement est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens essentiels d’un traitement de données personnelles.

Sous-traitant

Le sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite des données personnelles pour le compte d’un responsable de traitement, sur instruction de celui-ci.

Utilisateur

Le terme « Utilisateur » désigne toute personne qui consulte le site OptinEvent ou utilise une fonctionnalité du service OptinEvent.

Client

Le terme « Client » désigne toute personne physique ou morale ayant souscrit ou utilisant le service OptinEvent.

Personne concernée

Le terme « Personne concernée » désigne toute personne physique dont les données personnelles sont traitées dans le cadre du site ou du service OptinEvent.

2 – Responsable des traitements

Pour les traitements qu’elle met en œuvre pour ses propres besoins dans le cadre du site et du service OptinEvent, SYSGUARD agit en qualité de responsable de traitement.

SYSGUARD est notamment responsable des traitements réalisés pour les finalités suivantes :

la gestion du site https://optinevent.com ;
la gestion des demandes de contact, d’information ou de démonstration ;
la gestion des comptes utilisateurs et clients ;
la gestion de la relation contractuelle et précontractuelle ;
la gestion administrative, commerciale, comptable et financière ;
la gestion du support et de l’assistance ;
la maintenance, l’administration technique et la sécurisation du service ;
la gestion des droits des personnes concernées ;
le respect des obligations légales et réglementaires applicables.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter SYSGUARD à l’adresse suivante : dpo@sysguard.fr.

3 – Cas dans lesquels SYSGUARD peut agir comme sous-traitant

Lorsque le Client utilise OptinEvent pour traiter des données personnelles pour ses propres finalités, le Client demeure responsable de traitement. Dans ce cas, SYSGUARD agit en qualité de sous-traitant du Client et traite les données uniquement sur instruction documentée de celui-ci, dans les limites nécessaires à la fourniture du service OptinEvent.

Dans cette hypothèse, le Client est notamment responsable :

de la licéité des données qu’il collecte, importe ou traite au moyen d’OptinEvent ;
de la détermination des finalités poursuivies ;
du choix de la base légale applicable ;
de l’information des personnes concernées ;
du recueil du consentement lorsque celui-ci est requis ;
du respect des règles applicables à ses propres traitements ;
de la qualité, de l’exactitude et de la mise à jour des données ;
de la gestion des demandes d’exercice de droits relatives aux traitements qu’il met en œuvre.

SYSGUARD s’engage, lorsqu’elle agit en qualité de sous-traitant, à ne traiter les données personnelles que pour le compte du Client, conformément aux stipulations contractuelles applicables et aux instructions documentées du Client.

4 – Données personnelles collectées et traitées

4.1 Données relatives aux visiteurs du site OptinEvent

Lorsque vous consultez le site https://optinevent.com, SYSGUARD peut être amenée à traiter certaines données techniques ou de navigation, notamment :

l’adresse IP ;
la date et l’heure de connexion ;
les pages consultées ;
le type de terminal utilisé ;
le navigateur utilisé ;
le système d’exploitation ;
les journaux techniques ;
les événements de sécurité ;
les préférences relatives aux cookies, lorsque des cookies soumis au consentement sont utilisés.

4.2 Données relatives aux demandes de contact ou d’information

Lorsque vous contactez SYSGUARD au sujet d’OptinEvent, notamment au moyen d’un formulaire ou par courrier électronique, SYSGUARD peut traiter les données suivantes :

nom et prénom ;
adresse électronique ;
numéro de téléphone, le cas échéant ;
société ou organisme ;
fonction ;
objet et contenu de la demande ;
historique des échanges ;
toute information que vous choisissez volontairement de communiquer.

4.3 Données relatives aux Clients et utilisateurs du service

Dans le cadre de la création, de l’administration et de l’utilisation d’un compte OptinEvent, SYSGUARD peut traiter les données suivantes :

identité de l’utilisateur ;
coordonnées professionnelles ;
société ou organisme de rattachement ;
identifiants de connexion ;
rôle, profil et habilitations ;
paramètres du compte ;
historique de connexion ;
journaux d’activité ;
données relatives à l’abonnement, au contrat, aux commandes et à la facturation ;
données relatives aux demandes de support et d’assistance.

4.4 Données traitées dans le cadre de l’utilisation du service par les Clients

Lorsque le Client utilise OptinEvent pour traiter des données personnelles dans le cadre de ses propres besoins, les catégories de données traitées peuvent varier selon l’usage réalisé par le Client et les informations qu’il choisit de collecter, d’importer ou de renseigner dans le service.

Ces données peuvent notamment comprendre, selon les cas :

nom et prénom ;
adresse électronique ;
numéro de téléphone ;
société ou organisme ;
fonction ;
données d’inscription ou de participation ;
réponses à un formulaire ;
préférences exprimées ;
statuts associés à une demande, une inscription ou une participation ;
date, heure et source d’une action réalisée dans le service ;
preuve technique d’un consentement, d’un refus ou d’une opposition lorsque cette fonctionnalité est utilisée ;
toute autre donnée renseignée ou importée par le Client sous sa responsabilité.

SYSGUARD recommande aux Clients de ne collecter et traiter au moyen d’OptinEvent que les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies.

4.5 Données sensibles

OptinEvent n’a pas vocation à traiter des données dites sensibles au sens du RGPD, telles que les données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques aux fins d’identification unique, les données de santé ou les données relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle.

Les Clients s’interdisent d’importer ou de collecter de telles données au moyen d’OptinEvent, sauf nécessité particulière, base légale appropriée, information spécifique des personnes concernées et respect de l’ensemble des obligations applicables.

5 – Modes de collecte des données

Les données personnelles peuvent être collectées :

directement auprès de vous, lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte, contactez SYSGUARD, souscrivez à un service ou échangez avec ses équipes ;
automatiquement, lors de votre navigation ou de votre utilisation du service, au moyen de journaux techniques, de cookies ou de traceurs ;
indirectement, lorsqu’un Client importe ou renseigne des données dans OptinEvent pour ses propres finalités.

Lorsque les données sont collectées directement par SYSGUARD au moyen d’un formulaire, les champs obligatoires sont signalés. À défaut de fournir les informations obligatoires, SYSGUARD peut ne pas être en mesure de répondre à votre demande ou de fournir le service concerné.

Les informations que vous communiquez spontanément dans les zones de message libre sont facultatives. SYSGUARD vous recommande de ne pas y insérer d’informations inutiles, excessives ou sensibles.

6 – Finalités, bases légales et durées de conservation

SYSGUARD ne traite les données personnelles que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Les durées de conservation sont définies en fonction de la finalité poursuivie, des obligations légales applicables et des délais de prescription.

Finalité	Données concernées	Base légale	Durée de conservation
Gestion des demandes de contact, d’information ou de démonstration	Identité, coordonnées, société, fonction, contenu de la demande, historique des échanges	Mesures précontractuelles ou intérêt légitime de SYSGUARD à répondre aux demandes	3 ans à compter du dernier contact actif avec SYSGUARD, sauf durée plus longue justifiée par une relation contractuelle, une obligation légale ou un contentieux
Gestion des comptes Clients et utilisateurs OptinEvent	Identité, coordonnées professionnelles, identifiants, rôles, habilitations, paramètres de compte	Exécution du contrat ou mesures précontractuelles	Durée de la relation contractuelle, puis archivage intermédiaire pendant la durée nécessaire à la preuve et à la défense des droits de SYSGUARD
Fourniture du service OptinEvent	Données de compte, données de configuration, données saisies ou importées dans le service, données d’utilisation	Exécution du contrat conclu avec le Client. Lorsque SYSGUARD agit comme sous-traitant, la base légale du traitement est déterminée par le Client responsable de traitement	Durée nécessaire à la fourniture du service. Lorsque SYSGUARD agit comme sous-traitant, durée définie par le Client dans les limites prévues par le contrat
Gestion des communications strictement liées au service OptinEvent	Identité, coordonnées professionnelles, informations de compte, historique des échanges, demandes de support	Exécution du contrat, mesures précontractuelles ou intérêt légitime de SYSGUARD à assurer le suivi, la sécurité et l’administration du service	Durée de la relation contractuelle ou durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivage pendant la durée nécessaire à la preuve ou à la défense des droits de SYSGUARD
Gestion administrative, commerciale, comptable et financière	Contrats, commandes, factures, informations de facturation, coordonnées professionnelles, historique de la relation contractuelle	Exécution du contrat et respect des obligations légales, comptables et fiscales	Durée de la relation contractuelle, puis conservation selon les durées légales applicables, notamment jusqu’à 10 ans pour les pièces comptables
Support, assistance, maintenance et traitement des incidents	Identité, coordonnées, informations de compte, contenu des demandes, journaux techniques nécessaires au diagnostic	Exécution du contrat et intérêt légitime de SYSGUARD à assurer le bon fonctionnement, la maintenance et la sécurité du service	Durée nécessaire au traitement de la demande ou de l’incident, puis archivage pendant la durée nécessaire à la preuve, à la sécurité et à l’amélioration du service
Sécurité, prévention des abus, administration technique et traçabilité	Adresse IP, journaux de connexion, journaux d’administration, événements de sécurité, traces d’activité	Intérêt légitime de SYSGUARD à sécuriser le service, prévenir les accès non autorisés, détecter les incidents et assurer la traçabilité technique	Durée strictement nécessaire à la sécurité et à la traçabilité, généralement jusqu’à 12 mois, sauf incident, enquête, contentieux ou obligation légale imposant une conservation plus longue
Gestion des cookies et des préférences de consentement	Préférences de consentement, identifiants techniques liés au choix de l’utilisateur, date et heure du choix	Consentement lorsque requis ou intérêt légitime pour les cookies strictement nécessaires	Durée précisée dans la politique des cookies distincte intitulée « Politique des cookies (UE) », gérée par Complianz
Gestion des demandes d’exercice de droits	Identité, coordonnées, contenu de la demande, éléments nécessaires à la vérification de l’identité, historique du traitement de la demande	Respect d’une obligation légale	Durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivage pendant la durée nécessaire à la preuve du respect des obligations de SYSGUARD

7 – Communications liées au service OptinEvent

OptinEvent n’a pas vocation à être utilisé comme un outil d’e-mailing ou de newsletter.

SYSGUARD n’utilise pas, pour le service OptinEvent, d’outil d’e-mailing ou de newsletter.

SYSGUARD peut toutefois être amenée à vous contacter dans le cadre de la gestion de votre demande, de la relation contractuelle, du support, de la sécurité du service ou de l’administration de votre compte.

Ces communications sont strictement liées à la fourniture, à la gestion, à l’administration ou à la sécurisation du service OptinEvent.

8 – Cookies et traceurs

Le site https://optinevent.com peut utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la gestion des préférences de navigation ou, le cas échéant, à la mesure d’audience.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne nécessitent pas le recueil préalable de votre consentement.

Lorsque des cookies ou traceurs non strictement nécessaires sont utilisés, votre consentement est recueilli préalablement au dépôt de ces cookies, conformément à la réglementation applicable.

La gestion des cookies du site OptinEvent est assurée au moyen de la solution Complianz.

Le recueil et la gestion des préférences relatives aux cookies permettent à l’utilisateur d’accepter, de refuser ou de modifier ses préférences concernant les cookies soumis au consentement.

Pour obtenir une information détaillée sur les cookies utilisés, leurs finalités, leur durée de conservation et les modalités de gestion de votre consentement, nous vous invitons à consulter le document distinct intitulé « Politique des cookies (UE) », géré par Complianz et disponible sur le site OptinEvent.

9 – Destinataires des données

9.1 Destinataires internes

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein de SYSGUARD, dans la limite de leurs attributions respectives et selon le principe du besoin d’en connaître.

Peuvent notamment accéder aux données, selon les finalités concernées :

les représentants légaux de SYSGUARD ;
les équipes chargées de la relation client ;
les équipes administratives, comptables et financières ;
les équipes techniques chargées de l’exploitation, de la maintenance et de la sécurité ;
les équipes de support et d’assistance ;
les personnes chargées de la conformité et de la protection des données.

9.2 Prestataires et sous-traitants de SYSGUARD

SYSGUARD peut avoir recours à des prestataires techniques agissant pour son compte, uniquement dans la limite nécessaire à l’exploitation, à la sécurisation et à la maintenance du service OptinEvent.

Le service OptinEvent est hébergé auprès de la société O2Switch.

Les prestataires susceptibles d’intervenir dans le cadre d’OptinEvent peuvent notamment être chargés :

de l’hébergement du site et du service ;
de l’administration technique ;
de la maintenance ;
de la sécurisation du service ;
de la sauvegarde des données ;
de la gestion des cookies et du recueil des préférences de consentement au moyen de Complianz.

Les prestataires de SYSGUARD ne peuvent traiter les données personnelles que sur instruction de SYSGUARD, pour les seules finalités nécessaires à leur intervention, et dans le respect d’obligations contractuelles de confidentialité, de sécurité et de conformité à la réglementation applicable.

9.3 Destinataires imposés par la loi

SYSGUARD peut être amenée à communiquer certaines données personnelles à des autorités administratives, judiciaires, fiscales, de contrôle ou de police lorsque cette communication est imposée par une obligation légale, une demande régulière d’une autorité compétente ou la défense des droits de SYSGUARD.

10 – Transferts de données hors de l’Union européenne

À ce jour, SYSGUARD n’opère, dans le cadre du service OptinEvent, aucun transfert de données personnelles en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Les données traitées dans le cadre d’OptinEvent sont hébergées auprès de O2Switch.

Dans l’hypothèse où un transfert de données hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen devait être envisagé ultérieurement, SYSGUARD s’engage à informer les personnes concernées et, le cas échéant, ses Clients, et à encadrer ce transfert par des garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.

11 – Sécurité des données

SYSGUARD met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé.

Ces mesures peuvent notamment comprendre, selon les traitements concernés :

la gestion des habilitations et des droits d’accès ;
l’authentification des utilisateurs ;
la journalisation des accès et des actions sensibles ;
la sauvegarde des données ;
la sécurisation des échanges ;
la surveillance technique du service ;
la limitation des accès aux seules personnes habilitées ;
la sensibilisation des personnes susceptibles d’accéder aux données ;
l’encadrement contractuel des prestataires ;
la gestion des incidents de sécurité.

Lorsque SYSGUARD agit en qualité de sous-traitant, elle informe le Client dans les conditions prévues au contrat en cas de violation de données personnelles affectant les traitements réalisés pour son compte.

12 – Décision automatisée et profilage

SYSGUARD ne met pas en œuvre, pour son propre compte, de décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Certaines fonctionnalités d’OptinEvent peuvent permettre aux Clients de filtrer, organiser ou gérer des données selon des critères définis par eux. Dans ce cas, le Client demeure responsable de la finalité, de la base légale, de l’information des personnes et des conséquences de ces traitements.

13 – Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, selon les conditions prévues par les textes, des droits suivants :

Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées et obtenir une copie des données traitées ;
Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données lorsque les conditions légales sont réunies ;
Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire de certains traitements dans les cas prévus par la réglementation ;
Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
Droit d’opposition à la prospection : vous opposer à tout moment à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale, lorsque ce traitement existe ;
Droit à la portabilité : recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ce droit est applicable ;
Droit de retrait du consentement : retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, sans que ce retrait ne compromette la licéité du traitement effectué avant le retrait ;
Droit de définir des directives post-mortem : définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Ces droits peuvent être limités dans certains cas, notamment lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, ou lorsque la demande porte atteinte aux droits et libertés d’autrui.

14 – Exercice des droits

14.1 Lorsque SYSGUARD est responsable de traitement

Pour les traitements réalisés par SYSGUARD en qualité de responsable de traitement, vous pouvez exercer vos droits en écrivant :

par courrier : à l’adresse indiquée dans les Mentions légales du site ;
par courrier électronique : dpo@sysguard.fr.

Votre demande doit préciser le droit que vous souhaitez exercer et les données ou traitements concernés.

Lorsque cela est nécessaire, SYSGUARD peut vous demander des informations complémentaires afin de confirmer votre identité. Une copie d’un justificatif d’identité ne sera demandée que si votre identité ne peut pas être vérifiée autrement.

14.2 Lorsque SYSGUARD agit comme sous-traitant d’un Client

Lorsque vos données sont traitées dans OptinEvent pour le compte d’un Client, ce Client demeure votre interlocuteur principal pour l’exercice de vos droits.

Si vous adressez directement une demande à SYSGUARD concernant un traitement réalisé pour le compte d’un Client, SYSGUARD pourra, selon le cas :

vous inviter à contacter directement le Client responsable de traitement ;
transmettre votre demande au Client concerné lorsque celui-ci est identifiable ;
assister le Client dans le traitement de votre demande, conformément aux obligations contractuelles applicables.

14.3 Délai de réponse

SYSGUARD répond aux demandes d’exercice de droits dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande complète.

Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Dans ce cas, SYSGUARD vous informe de cette prolongation dans le délai initial d’un mois.

15 – Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté SYSGUARD, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, la CNIL.

Site de la CNIL : https://www.cnil.fr

16 – Liens et services tiers

Le site ou le service OptinEvent peut contenir des liens vers des sites ou services tiers. SYSGUARD n’exerce aucun contrôle sur ces sites ou services et n’est pas responsable de leurs pratiques en matière de protection des données personnelles.

Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité des services tiers que vous utilisez ou auxquels vous accédez depuis OptinEvent.

Lorsque des contenus tiers sont intégrés au site ou au service OptinEvent, ceux-ci peuvent déposer des cookies ou traiter certaines données personnelles selon leurs propres conditions. Lorsque votre consentement est requis, ces services ne sont activés qu’après votre accord.

17 – Modification de la politique de confidentialité

SYSGUARD peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou fonctionnelles d’OptinEvent.

En cas de modification substantielle, SYSGUARD pourra informer les personnes concernées par tout moyen approprié, notamment par publication sur le site, notification dans le service ou communication électronique.

18 – Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou au traitement de vos données personnelles dans le cadre d’OptinEvent, vous pouvez contacter SYSGUARD à l’adresse suivante :

dpo@sysguard.fr